Delegowania zadań można się nauczyć! 6 praktycznych wskazówek 

Delegowanie zadań jest kluczowym elementem każdej odnoszącej sukcesy organizacji. Pozwala menedżerom skupić się na ważniejszych zadaniach, a pracownikom wziąć odpowiedzialność za własną pracę. Może również pomóc poprawić wydajność i produktywność, a także podnieść morale.

Delegowanie – co to takiego? 

Rozwijając firmę z pewnością, napotkasz przeszkody, które utrudnią Ci efektywne działanie. Zbyt dużo obowiązków i nadmiar pracy mogą stanowić barierę dla osiągnięcia postawionych  celów. W takiej sytuacji konieczne może być delegowanie zadań. Co się kryje za tym pojęciem?

Delegowanie to przekazanie określonych zadań z przełożonego na podwładnego. Odnosi się do przyznania odpowiedzialności lub uprawnień członkowi zespołu do wykonania określonego zadania. Jest to jedna z najbardziej pomocnych umiejętności zarządzania, która pomaga menedżerom zmniejszyć obciążenie pracą i poświęcić czas na inne działania, które mają największe znaczenie dla danego projektu.

Dlaczego delegowanie jest ważne?

Delegowanie pracy jest ważne z dwóch głównych powodów: maksymalizacji osobistej produktywności i pokazania zespołowi, że powierzasz mu ważną pracę. Całość jest potężniejsza niż jednostka — przy skutecznym delegowaniu możesz osiągnąć więcej razem jako zespół niż w pojedynkę. Jako menedżer, kiedy delegujesz obowiązki, podświadomie budujesz silniejszy zespół.

Skuteczne delegowanie pomaga:

• Wzmocnić zespół, przyznając mu większą autonomię
• Budować zaufanie w zespole
• Dać sobie czas na skupienie się na działaniach o wyższej wartości
• Motywować pracowników do lepszej pracy
• Zwiększać ogólną produktywność zespołu
• Wspierać rozwój zawodowy zespołu

Włącz więc delegowanie obowiązków do swojej codziennej rutyny zarządzania projektami, a na pewno zauważysz różnicę, jaką wnosi do ogólnego kierowania zespołem i projektem. Zaskoczy Cię większa efektywność, odzwierciedlona w wynikach realizacji projektu. Członkowie zespołu poczują większą odpowiedzialność za realizację powierzonego zadania, a co za tym idzie docelowego sukcesu w projekcie.  

Delegowanie zadań – kto ma z tym trudność? 

Delegowanie, choć wydaje się proste, może być trudne dla niektórych osób, które nie mają chęci lub doświadczenia. Podczas gdy niektórzy mogą być zbyt niezdecydowani, aby rozpocząć powierzanie zadań, inni mogą obawiać się krytyki z powodu wcześniejszych niepowodzeń związanych z delegowaniem zadań. Kluczem jest tutaj zidentyfikowanie, dlaczego dana osoba może nie czuć się wystarczająco zmotywowana, aby wykorzystać uprawnienia delegowania do ułatwienia zarządzania projektami przy jednoczesnym budowaniu efektywności zespołu.

Oto kilka typowych powodów, dla których ludzie wycofują się z delegowania:

• Poczucie winy, że przekazujesz więcej pracy podwładnym
• Myślą, że tylko oni mogą wykonać zadanie zgodnie z wymaganiami
• Denerwują się utratą kontroli i boją się, że ktoś inny może przypisać sobie zasługi
• Uważają, że wyjaśnienie, czego się oczekuje, zajmie więcej czasu niż samo wykonanie zadania
• Brakuje im pewności lub zaufania do tego, komu mają przekazać projekt
• Brak zaufania do pracowników
• Nie chcą delegować pracy, którą sami lubią wykonywać

Na początku musisz rozpoznać, co powstrzymuje cię przed delegowaniem pracy innym, a potem znaleźć pozytywne aspekty przekazania danych obowiązków.

Może minąć trochę czasu, zanim nabierzesz pewności siebie, aby bez wahania delegować obowiązki członkom zespołu. Kluczem jest ciągłe uczenie się na własnych błędach i rozwijanie swojego stylu delegowania, aby dojść do etapu, w którym Ty i członkowie Twojego zespołu jesteście przekonani, że to niezbędny element odniesienia sukcesu w niektórych projektach.

Jakie zadania można delegować? 

Nie ma jednego prostego scenariusza, kiedy i jaką pracę należy delegować. Przed przydzieleniem obowiązków w swoim zespole, zadaj sobie kilka pytań, które pozwolą Ci ustalić, czy delegowanie tej pracy jest korzystne. 

Pytania, które należy zadać przed delegowaniem zadań: 

• Czy ta praca jest bardziej zgodna z priorytetami innego członka zespołu?
• Czy jest ktoś inny, kto ma informacje i kontekst do wykonania tej pracy? 
• Czy ta praca jest dla kogoś szansą na rozwój i rozwój umiejętności? 
• Czy ta praca powtórzy się w przyszłości? 
• Czy mam czas na skuteczne delegowanie tej pracy, w tym na szkolenie drugiej osoby, odpowiadanie na jej pytania i przeglądanie jej pracy? 
• Czy jest to coś, nad czym powinienem osobiście popracować (ponieważ ma to duży wpływ lub ma krytyczne znaczenie biznesowe)?
• Czy porażka wpłynie na powodzenie projektu? 
• Czy mamy czas na ponowne wykonanie pracy, jeśli to konieczne?  

Nie musisz odpowiadać „tak” na wszystkie te pytania, aby delegować pracę. Ale zadanie sobie tych pytań przed delegowaniem pracy pomoże ci zidentyfikować najlepszą pracę do delegowania. 

6 wskazówek skutecznego delegowania zadań zespołowi

Delegowanie zadań powinno przynieść korzyść zarówno Tobie jak i całemu zespołowi. Warto jednak podejść do tego w sposób przemyślany. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie delegować zadania, tak aby Twój zespół dzielił się pracą i robił postępy z korzyścią dla wszystkich.

1. SPRAWDŹ DOBRZE, KTÓRE ZADANIA MOŻESZ ODDELEGOWAĆ

Nie wszystkie zadania możesz powierzyć komuś innemu. Niektóre mają na tyle kluczowe znaczenie, że niezbędna jest Twoja osobista opinia. Zanim przystąpisz do delegowania zadań, oceń ich znaczenie i konsekwencje, jakie może nieść powierzenie ich realizacji innemu pracownikowi. Pamiętaj, delegować możesz nie tylko proste zadania. Jeżeli w Twoim zespole są inni członkowie posiadający odpowiednie doświadczenie i wiedzę, aby skutecznie zrealizować dane zadanie, śmiało możesz to wykorzystać. Miej jednak na uwadze, że ponosisz odpowiedzialność za powodzenie projektu i efekt końcowy. 

2. WYBIERZ NAJLEPSZĄ OSOBĘ DO TEGO ZADANIA

‍Jeśli chodzi o delegowanie zadań, oczywiste jest, że musisz wybrać najlepszą osobę do pracy – nie tylko osobę, która ma najmniejsze obciążenie pracą.

Częścią bycia dobrym menedżerem jest znajomość mocnych i słabych stron swojego zespołu. Jeśli masz pilne zadanie, które wymaga wykonania, przekazanie go komuś, kto nie radzi sobie dobrze pod presją, może nie być najlepszym rozwiązaniem.

Wybór odpowiedniej osoby do wykonania zadania nie tylko pozwoli ci trochę bardziej zrelaksować się podczas delegowania, ale da pewność, że zostanie ono zrealizowane na najwyższym poziomie – dzięki temu zyskasz jeszcze więcej pewności siebie przy delegowaniu w przyszłości.  

3.  PRZEKAŻ JASNE INSTRUKCJE

Jesteś w połowie drogi. Masz już na myśli wybranego pracownika, więc nadszedł czas, aby poinstruować go o zadaniu, które ma wykonać.

To nie jest czas na niejasne instrukcje lub brakujące szczegóły, ten etap jest bardzo ważny. Osoba, której delegujesz, musi otrzymać od Ciebie wszystkie informacje potrzebne do wykonania pracy. Poza tym, jakie jest zadanie, nie zapomnij powiedzieć, dlaczego ta osoba je wykonuje, jakie są pożądane wyniki i termin. Przekaż możliwie najwięcej informacji tak, aby mieć pewność, że mogą odejść i wykonać zadanie bez konieczności ponownego zadawania pytań później.

4. ZAPEWNIJ ODPOWIEDNIE ZASOBY DO REALIZACJI ZADANIA

Upewnij się, że osoba, której powierzasz zadanie lub projekt do wykonania, na odpowiednie narzędzia i zasoby potrzebne do jego realizacji. Jeżeli czegoś brakuje, zapewnij jej to. 

5. ZAUFAJ PRACOWNIKOM, ŻE WYKONAJĄ ZADANIE

Przekazanie wszystkich informacji i upewnienie się, że dana osoba dysponuje niezbędnymi do wykonania pracy narzędziami, to jeszcze nie koniec. ‍

Jedną z najtrudniejszych części delegowania zadań zespołowi jest faktyczne pozostawienie ich do wykonania. Oznacza to, że musisz zaufać swoim ludziom, że wykonają zadanie na czas i na wysokim poziomie. Daruj sobie ciągłe sprawdzanie ich lub wysyłanie przypomnień z prośbą o aktualizację. Oczywiście nie chodzi tu o zupełnie pozostawienie ich bez kontroli, jednak pamiętaj, wszystko z umiarem. Jeśli chcesz, aby zadanie było wykonane jak najlepiej, musisz zaufać swoim pracownikom. Absolutnie nie sugeruj im, jak mają wykonać powierzoną czynność. Każdy ma swój indywidualny styl i metody pracy. Najważniejsze, aby postawiony cel został osiągnięty.

6. SPRAWDŹ I PRZEKAŻ FEEDBACK

Zadanie zostało wykonane. Teraz czas na sprawdzenie i podzielenie się wnioskami oraz uwagami. Nie owijaj w bawełnę, konkretnie mów o tym, co zostało wykonane dobrze, a do czego masz wątpliwości. Wspólnie omówcie aspekty, które mogłyby być wykonane lepiej i poszukajcie rozwiązań, aby uniknąć niepowodzeń w przyszłości. Wysłuchaj również drugiej strony. Feedback od zespołu pomoże Ci lepiej zarządzać nim w przyszłości. 

Tak jak z większością umiejętności, tak i z delegowaniem zadań – trzeba się tego nauczyć.