Request For Proposal (RFP) – co trzeba o nim wiedzieć?

RFP – co to jest? 

Request For Proposal (RFP) to zapożyczony z angielskiego termin często używany w zamówieniach rozwiązań dla e-commerce. W zapytaniu ofertowym zwracasz się do kilku firm, mogących być potencjalnym wykonawcą Twojego zlecenia z prośbą o złożenie ofert odpowiadających wymaganiom zawartym w dokumencie. RFP składa się zazwyczaj z zestawu pytań dotyczących realizacji projektu. Odpowiedzi na te pytania pomogą firmie podjąć bardziej świadomą decyzję o wyborze finalnego wykonawcy.

Request For Proposal – jakie ma znaczenie dla firmy?

Dokument jakim jest zapytanie ofertowe jest bardzo ważnym sposobem weryfikacji potencjalnych dostawców usług lub produktów. Dobrze napisany RFP pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Jeśli firmy są w stanie zapewnić realizację projektu, to same przychodzą do Ciebie ze swoim pomysłem. Zapytanie ofertowe daje możliwość porównania różnych podejść do realizacji jednego projektu. Otrzymując odpowiedzi od potencjalnych wykonawców zapoznasz się z ich perspektywą i planem działania przy danym projekcie.

Taka wiedza daje możliwość znalezienia najlepszej firmy i podpisania z nią umowy na dalszą współpracę Przygotowując wymagania dotyczące zamówienia, warto spojrzeć na zagadnienie RFP długoterminowo. Dobre przygotowanie zapobiegnie późniejszym niepotrzebnym kosztom lub ewentualną zmianą wykonawcy.

Request For Proposal w sklepie internetowym

Zapytania ofertowe są bardzo często wykorzystywane w branży e-commerce. Dotyczą między innymi wyboru platformy zakupowej, przygotowania strony internetowej, wdrożenia automatyzacji czy znalezienia agencji, która zajmie się SEO lub poprowadzi media społecznościowe. Często, aby określić zakres prac jaki powinien zostać wykonany w ramach RFP, dokument tworzony jest przy współpracy z różnymi działami firmy.

Zapytanie ofertowe powinno być dostosowane do potrzeb danego projektu. Pamiętaj, aby zawierało odpowiednie pytania i konkretne wymagania, jakich usług od dostawcy oczekujesz. Oczywiście nie zamykaj się na sugestie. Niektóre firmy mogą podzielić się swoim doświadczeniem w tego typu projektach, to również ma korzystny wpływ na powodzenie późniejszej współpracy. Zapytanie ofertowe zawiera wyjaśnienie zakresu i cel projektu, listę wymagań niezbędnych do jego realizacji, warunki umowy oraz nakreśla charakterystykę procesu przetargowego. Jak stworzyć skuteczne zapytanie w branży e-commerce? Spróbuj wykorzystać poniższe wskazówki:

• Nie komplikuj, postaraj się, aby Twój komunikat był jasny i zrozumiały. Bądź uczciwy i oprócz wypisania potrzeb, przedstaw też ograniczenia jakie mogą wystąpić w trakcie realizacji danego projektu. Szczere podejście do tematu pozwoli uniknąć późniejszych nieporozumień i dodatkowych kosztów. 
• Ujawnij budżet. Znajomość przewidzianego na projekt budżetu, to również sposób na zaoszczędzenie czasu. Jeżeli nie masz pewności co do kosztów, poproś dostawców o wycenę. Przefiltrujesz w ten sposób oferty i podejmiesz rozmowy z wybranymi kandydatami.
• Przedstaw zarys tego, jak będzie wyglądać współpraca z Tobą.
• Kieruj zapytanie ofertowe tylko do wcześniej wyselekcjonowanej grupy odbiorców. Sprawdź ich portfolio i zanim wyślesz RFP upewnij się, że są w stanie świadczyć usługi jakich wymagasz w dokumencie.

RFP – tych błędów nie popełniaj

Wydaje Ci się, że znasz projekt od podszewki i w związku z tym wiesz, jak napisać zapytanie ofertowe. Być może tak jest. Pamiętaj jednak, że RFP to nie tylko opis i specyfikacja techniczna potrzebna do jego realizacji. Aby stworzyć dobre zapytanie ofertowe unikaj tych błędów:

1. Niewystarczające informacje dotyczące projektu i specyfikacji technicznej przy tworzeniu zapytania. Niepełne wyjaśnienie lub złe zdefiniowanie czego dotyczy projekt może wykluczyć część potencjalnych odbiorców lub przyciągnąć takich, którzy nie sprostają wymaganiom projektu. Pamiętaj, że opis projektu nie powinien wzbudzać wątpliwości. Firma, która otrzymuje od Ciebie zapytanie ofertowe powinna uzyskać szczegółową informację, dzięki czemu będzie mogła podjąć świadomą decyzję czy będzie w stanie go zrealizować.  
2. Częstym błędem jest wysyłka do zbyt dużej grupy potencjalnych kontrahentów. Prowadzi to do żmudnego procesu decyzyjnego. Skup się na wybraniu jakościowej grupy odbiorców. Przejżyj ich witryny internetowe oraz ofertę. Nie zarzucaj sieci na wszystkie firmy w danej branży. Zapytanie ofertowe wyślij tylko do tych, którzy faktycznie są w stanie spełnić postawione wymagania. Ograniczona liczba odbiorców ułatwi Ci późniejszą selekcję i wybór odpowiedniego dostawcy. 
3. Nie zadawaj zbyt rozbudowanych pytań lub takich, które od razu sugerują odpowiedź. Źle zadane pytanie wygeneruje błędną odpowiedź, przez co możesz przeoczyć dobre partnerstwo. Formułując pytania do zapytania ofertowego unikaj także łączenia kilku pytań pod jednym punktem lub takich, które mogą zostać zinterpretowane na różne sposoby. 
4. Błędem jest również niedostarczenie informacji o Twojej firmie/organizacji. Nie chodzi tu o kilkustronicowe rozpisywanie się na temat firmy, ale o krótkie przedstawienie się, zaprezentowanie kultury firmy, w jakim modelu pracujecie (w biurze, w domu). Przydatne będzie opisanie w jakim celu realizujesz dany projekt, dlaczego szukasz rozwiązania. 
5. Pod żadnym pozorem nie sugeruj jak dane zlecenie ma zostać wykonane. Wspomnij, że zależy Ci na relacji opartej na współpracy, ale nigdy nie określaj, co, kiedy i jak ma zostać zrobione. 
6. Uważaj na gotowce. Pobranie szablonu RFP z Internetu może wydawać się prostym i szybkim rozwiązaniem. Niestety nie zawsze skutecznym. Zadbaj o to, by wysyłany dokument był uporządkowany. Postaraj się nie mnożyć dokumentów i załączników. Dzięki temu otrzymasz czytelne i wartościowe oferty odpowiadające Twoim potrzebom. 

Oczywiście unikanie wyżej wymienionych błędów nie zagwarantuje Ci całkowitego uniknięcia pomyłek. Na pewno dołożenie wszelkich starań w przygotowanie oferty, pozwoli Ci później uzyskać odpowiedzi, których szukasz i tym samym wybrać dostawców najlepiej spełniających kryteria. 

Jak wybrać partnera do współpracy dzięki RFP?

Choć przygotowanie odpowiedniego zapytania ofertowego jest bardzo wymagającym procesem, to niewątpliwie ocena otrzymanych odpowiedzi i wybór wykonawcy jest w tym łańcuchu najważniejszym ogniwem. Jak dokonać słusznego wyboru? Na pewno powinieneś skrupulatnie podejść do wcześniej omówionych przez nas wskazówek. Po pierwsze, postaraj się wybrać kilka firm, którym prześlesz swoje zapytanie ofertowe. To na starcie uchroni Cię przed gradobiciem odpowiedzi na Twoje RFP. Dzięki temu, że wybrałeś tylko te firmy, które faktycznie są w stanie zrealizować Twój projekt, dalsze postępowanie będzie nieco łatwiejsze. 

Powołaj zespół, który zajmie się wyłonieniem najlepszych zgłoszeń. Zadbaj o to, aby osoby oceniające odpowiedzi na zapytanie ofertowe były biegłe w danym temacie. Oceń wszystkie otrzymane propozycje pod kątem zgodności z wymaganiami, jakie podałeś w dokumencie. Porównaj odpowiedzi i wybierz 2-4 kandydatów, z którymi przeprowadzisz dalsze rozmowy. 

Kolejny krok to spotkanie w wybranymi interesariuszami. Można to porównać do rozmowy kwalifikacyjnej. To odpowiedni moment na to, by zaprezentowali swoją ofertę i własne podejście do realizacji projektu. Upewnij się, że kandydaci nie tylko są w stanie zrealizować kolejne punkty projektu, ale i rozumieją Twoje potrzeby oraz będą potrafili skutecznie współpracować z powołanym przez Ciebie zespołem. Omów budżet oraz warunki umowy. Czas na podjęcie decyzji.