Webinar. Oto 6 zasad idealnego webinaru

Webinary to tania metoda angażowania dużej liczby osób i wymiany z nimi pytań oraz opinii w czasie rzeczywistym. Perspektywa nawiązania kontaktu z dużą grupą odbiorców w dowolnym momencie otwiera wiele możliwości szkolenia pracowników, edukacji klientów i promocji marki. W tym artykule dowiesz się, jak przeprowadzić webinar i uniknąć najczęstszych błędów.

Spis treści

1. Webinar – co to takiego?
2. Bez przygotowania ani rusz
3. Webinar online – zadbaj o szczegóły techniczne
4. Promocja, czyli jak zdobyć audiencję
5. Interakcja z odbiorcami – jak to zrobić podczas webinaru?
6. Próba mikrofonu – przećwicz prezentację bez publiczności
7. Co po webinarze? Wykorzystaj go!

Webinar – co to takiego?

Webinar to wydarzenie online, które organizowane jest przez firmę lub organizację i jest transmitowane za pośrednictwem Internetu do wybranej grupy odbiorców. Nadawany jest w czasie rzeczywistym, a publiczność w jego trakcie może zadawać prelegentowi pytania. Webinaria mogą pełnić różne funkcje. Najczęściej ich rolą jest wsparcie odbiorców w konkretnym temacie, dostarczenie informacji, których nigdzie indziej nie są w stanie uzyskać lub pomoc w rozwiązaniu danego problemu, promocja działań/produktów. Webinary mogą być płatne lub darmowe, wszystko zależy od tego, co chcesz osiągnąć i jaką wiedzę przekazać. 

Zorganizowanie wirtualnego spotkania nie jest sztuką, ale nie jest to też błahostka. Szczególnie kiedy musimy przeprowadzić webinar po raz pierwszy. Istnieją na szczęście przydatne wskazówki i triki dotyczące webinarów, dzięki którym spotkanie będzie przebiegać sprawniej, a publiczność będzie zadowolona. 

Bez przygotowania ani rusz

Dobry webinar nie powinien być improwizacją. Jeśli liczysz na pozytywny odbiór i zaangażowanie odbiorców, musisz dać im do tego powody. Przemyśl dokładnie o czym chcesz słuchaczom opowiedzieć. Pamiętaj, że poświęcają swój czas, więc oczekują konkretnej wartości z Twojej prezentacji. Przygotuj plan spotkania. Dokładnie określ harmonogram i rozpisz sobie poszczególne zagadnienia, które chcesz poruszyć. Zadbaj o to, by Twoja prezentacja była estetyczna, spójna i przyciągała uwagę. 

Webinar online – zadbaj o szczegóły techniczne

Obecnie na rynku można znaleźć sporo narzędzi służących do prowadzenia transmisji online. Dostępne funkcje mogą się różnić w zależności od operatora danej platformy. Zapoznaj się z ofertami i wybierz platformę, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojego webinaru. Zastanów się czy do prezentacji potrzebujesz dodatkowych narzędzi/aplikacji. Sprawdź czy Twój sprzęt sprosta wymaganiom, zapewnij dobrą jakość dźwięku i obrazu. Przygotuj odpowiednie oświetlenie, aby Twoja twarz była dobrze widoczna. To bardzo ważne szczegóły techniczne, ziarnisty i nieostry obraz oraz kiepskie nagłośnienie mogą zniechęcić użytkowników do dalszego uczestnictwa w Twoim spotkaniu. 

Promocja, czyli jak zdobyć audiencję

Przygotowanie tematu webinaru to nie wszystko. W jakiś sposób ludzie muszą się dowiedzieć o planowanym spotkaniu. Odpowiedz sobie na pytania, jaki cel chcesz osiągnąć, do kogo chcesz dotrzeć i co wyróżnia Twój materiał na tle konkurencji. Pozwoli Ci to dokładnie zaplanować działania promocyjne i wybór platform, za pośrednictwem których będziesz się ogłaszał. Wykorzystaj dostępne kanały, aby pozyskać jak najszersze grono odbiorców:

• Przygotuj landingpage z tematem oraz opisem wydarzenia i formularzem do rejestracji na webinar
• Utwórz wydarzenie na Facebook’u, z dokładnym opisem, agendą spotkania i terminem
• Zaplanuj kampanię reklamową na Facebook’u oraz Google Ads oraz monitoruj ruch na stronie
• Roześlij informacje w grupach tematycznych na Facebook’u oraz zaangażuj współpracowników do udostępniania wydarzenia
• Wyślij mailing z zaproszeniem na webinar do grupy aktualnych klientów, którzy mogą być zainteresowani tematem
• Rozpisz harmonogram publikacji postów o wydarzeniu, publikuj ciekawostki związane z tematem spotkania, aby zachęcić odbiorców by przyszli po więcej

Jeśli masz problem z przygotowaniem odpowiednich komunikatów zajrzyj do artykułu “Jak pisać dobre teksty na stronę internetową”, znajdziesz tam kilka porad na temat tworzenia treści internetowych, które przyciągają uwagę odbiorców.

Interakcja z odbiorcami – jak to zrobić podczas webinaru?

Webinar jest spotkaniem na żywo, więc poniekąd wymusza nawiązanie relacji z odbiorcami.  

Zapisując się na Twoją prezentację mają już co do niej pewne oczekiwania. Im więcej o nich wiesz i o ich potrzebach, dylematach, tym większa szansa na Twój sukces. Połowa już za Tobą, bo skoro przyszli na webinar, to znaczy, że są zainteresowani tematem. Teraz musisz zadbać, by nie opuścili spotkania przed końcem. Upewnij się, że wszystko działa jak należy. Sprawdź czy uczestnicy na pewno widzą Twoją prezentację i dobrze Cię słyszą. 

Zadbaj o interakcję. Prowadzenie monologu i przewijanie slajdów to jeden z gorszych scenariuszy. Zachęć ich do zadawania pytań. Jeżeli obawiasz się, że nie będziesz w stanie poradzić sobie sam z prezentacją i pytaniami poproś kogoś o pomoc. Często przydaje się osoba, która zajmie się moderacją pytań od uczestników i na bieżąco będzie je selekcjonować, tak żeby nie wprowadzić chaosu, a Twoje wystąpienie nie było tylko odpowiadaniem na pytania. Aby zachować balans i uniknąć sytuacji, że zbyt często odbiegasz od tematu, odpowiedzi na pytania możesz zaplanować na koniec spotkania. W tym celu zarezerwuj odpowiednią ilość czasu. Oczywiście nie wyklucza to, że w trakcie prezentacji nie możesz odpowiadać na pytania. Czasami niektóre kwestie wymagają wyjaśnienia na bieżąco, ale z niektórymi spokojnie można poczekać do końca.

Próba mikrofonu – przećwicz prezentację bez publiczności

Platforma wybrana, prezentacja przygotowana, sprzęt sprawdzony, ale lepiej dmuchać na zimne. Zanim dojdzie do rzeczywistego wystąpienia przećwicz swoją prezentację bez audiencji. Pozwoli Ci to zapoznać się z platformą webinarową “w akcji”, unikniesz niespodzianek podczas docelowego wystąpienia. Może będziesz musiał wprowadzić jakieś zmiany do prezentacji, które wymusza użyty przez Ciebie program. Sprawdzisz czy mieścisz się z założonym czasie, nie zapomnij o uwzględnieniu pytań od uczestników. 

Co po webinarze? Wykorzystaj go!

Webinar już za Tobą, emocje opadły i koniec. Nie, nie, jeszcze nie spoczywaj na laurach. Kuj żelazo póki gorące! Teraz jest czas na zdobycie klientów. Nawiąż relację z uczestnikami webinaru, roześlij wiadomości z podsumowaniem spotkania oraz prezentacją. Jeśli nagrałeś webinar, udostępnij materiał wideo wszystkim zapisanym osobom. Niektórzy z różnych przyczyn nie mogli dołączyć do spotkania, na pewno na Twoją korzyść zadziała udostępnienie im wystąpienia.

Postaraj się wyciągnąć z tego jak najwięcej, dlatego możesz poprosić o wypełnienie ankiety podsumowującej. Pozwoli Ci to wyciągnąć wnioski na przyszłość i ulepszyć kolejne webinary.